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什么是工作流管理？
要回答这个问题，您首先需要了解工作流。工作流是您完成重复任务的一种方式。听起来很简单，对吧？但是，从想法到发布，博客文章的每一步，新团队成员的入职，以及构建和发布新功能所涉及的所有来回都是如此。
工作流程通常远非简单。在流程通常非常线性的情况下，有些东西从 A 到 Z 移动，工作流往往更加动态。它们通常会涉及很多来回、分支路径以及许多不同的工具和团队。
这种复杂性正是工作流管理试图解决的问题。它涉及规划您的工作流程、跟踪它们，然后优化它们——通常是通过集成和自动化。
工作流管理是循环的，这意味着每次简化工作流时，您都会重新映射它，然后再次开始跟踪它，直到您进行下一次优化。这是关于不断努力改进。
虽然可以手动完成，但出现了一类新的工作流管理软件。
这些不是经典的线性业务流程管理 (BPM) 工具。这不是像 Zapier 那样的 SaaS 自动化工具。该软件旨在使动态工作流管理变得简单且易于访问。
一、工作流管理系统的基本部分
虽然许多工作流管理解决方案在单个工具中提供关键功能，但在 Unito，我们正在开发一种端到端解决方案，该解决方案涵盖已经完成工作的所有工具。
根据 GigaOm 的说法，工作流管理解决方案需要提供四个关键功能：
1. 设计
首先是设计。为了优化您的自定义工作流程，您需要能够将它们绘制出来并进行可视化——就像在流程图中一样。这有助于他们感觉不那么分散，并确保您工作流程的不同阶段不会孤立在特定的工具或团队中。理想情况下，此功能就像拖放一样简单。
2. 整合
接下来是整合。您的工作流系统应该弥合您的关键工作工具之间存在的差距，使它们具有互操作性并允许信息在它们之间顺畅流动。它可能是文档管理、协作工具、资源管理工具、时间跟踪工具和其他工具之间的桥梁。
一个好的工作流工具还可以替代您可能为此目的使用的外部自动化软件。
3. 身份
名单上的第三个是身份。您的工作流程涉及哪些人？
他们是否经常在工具之间切换、登录和注销帐户、难以记住句柄和密码？
一个好的工作流管理系统 (WfMS) 可以帮助您的团队成员轻松管理单一身份，即使是跨不同的工作工具。
4. 分析
最后，还有分析。您如何知道您的优化工作是否得到了回报？我们中的大多数人都关注单个工具提供的分析，而工作流管理解决方案应该着眼于工作流级别的性能。
只要工作流存在，这种跟踪就可以更深入地了解人们的工作方式。
一个有效的工作流工具应该包括所有这四个元素。但如前所述，您也可以尝试手动构建工作流管理系统。
这将是一项非常手动且耗时的工作。您需要端到端地跟踪工作流，跟踪特定项目和任务的进展，然后尝试识别和实施潜在的优化。
如果您走手动路线，我建议您将整个角色专用于您业务中的工作流管理。
二、工作流管理系统如何改进您的业务流程
工作流管理可以在四个主要领域为您的业务流程带来不同：
1）个人生产力
如前所述，我们大多数人每天都浪费大量时间。不到 60% 的工作时间用于高效工作。工作流程管理可以帮助消除导致这种惊人的生产力低下的许多因素。
如何？首先，它允许人们使用最适合他们工作的工具工作。工作流管理确定跨团队和工具的工作流的位置，并使用集成将它们连接起来。这意味着您可以坚持使用您喜欢的 Trello 看板，而不用浪费时间学习 Jira 或将信息复制并粘贴到另一个团队的工具中——简化您的一天并每周节省您的工作时间。
说到繁忙的工作，工作流自动化还消除了在工作流中占用不必要时间的琐碎任务。工作流工具可让您根据业务规则设置自动化流程，以便通过工作流流程自动处理重复性任务。
然后是电子邮件和会议。通过在他们已经使用的工具中让每个人更容易获得信息（更多内容见下文），工作流管理可以大大减少您在收件箱中花费的时间或尽量不要在 Zoom 上打哈欠的时间。
2）团队对齐
管理者面临的第一大挑战是如何兼顾自己的工作和管理职责。 确保对齐真的很困难，尤其是当您的团队跨多个工具和地点工作时。
工作流引擎可让您优化工作流，无论它们身在何处。 然后，集成使业务领导者能够通过他们自己的工具实时监控工作流程以确保一致性。 这样，当某些事情看起来不合适时——或者团队遇到阻挠者——你可以快速介入并把事情做好。
此外，通过工作流管理浮出水面的绩效数据使团队领导能够修改和改进团队的工作方式，从而更好地协调一致。
3）信息透明
您是否浪费了大量时间来寻找您需要的信息？ 员工平均每周花费大约 8 小时来查找信息。
工作流管理打破了保持数据锁定的工具孤岛，同时仍然提供访问控制，以便您可以控制谁可以访问、查看或编辑文件。
集成使需要工作的每个人都可以访问工作，并为管理人员提供他们需要的可见性。 提高透明度意味着个人贡献者拥有确定工作优先级和加快独立决策所需的所有信息。 所有这一切都可以异步发生，毫无意义的来回消息传递和更少的会议。
4）易于协作
合作越来越难。 随着人们从通用工具转向特定角色工具，人们工作的地方重叠越来越少。 加上远程工作的增长，您将面临一个充满挑战的环境，需要在其中处理跨职能项目管理。
但是工作流管理通过将您使用的任何工具转变为协作平台来消除关键障碍。 人们可以共享反馈、通过审批工作流移动项目、移交工作，并从他们选择的任何工作流软件推动项目完成。 无需牺牲您的工作工具。 没有信息在翻译中丢失。 并且没有无休止的会议。
三、关于工作流管理的想法？
我们的工作流管理系统需要高效。 工作流管理提供了一个框架，您可以在其中通过集成、自动化和分析持续改进它们。 更好的工作流程意味着更协调、更有效率和协作性的团队。
对工作流管理有任何问题或想法吗？ 欢迎联系南京速优云，我司的低代码平台+定制的方案会让您耳目一新！
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