经理一直在处理多个项目。 他们处理人员、任务和目标，以确保每个项目都成功。 但从本质上讲，管理项目并不是一件容易的事。 由于有很多活动部件，它很容易变得混乱和无序。

当您不使用项目管理应用程序时，您很可能会在琐碎的事情上浪费大量时间，并做不必要的工作。 很难跟踪谁在做什么。 团队之间的协作效率低下，并且分散在电子邮件线程和聊天系统中。 结果，错过了最后期限，客户变得不满意。

使用高效的项目管理系统来帮助您在计划和执行项目时保持工作井井有条，这一点很重要。

一、什么是工程项目管理系统？
项目管理系统用于计划、组织和分配用于管理项目的资源。它帮助团队协作并跟踪项目进度，同时明确定义任务和职责。它让项目经理控制成本和时间，并允许利益相关者之间顺利协作。

为了按时交付项目，团队必须保持一切井井有条，尤其是在有多个正在进行的项目时。云项目管理系统提供所有项目的概览，帮助确定任务的优先级，并使每个人保持一致。

项目管理系统包括各种各样的工具，为不同的目的服务于不同的人。

二、为什么需要项目管理系统？
作为经理，您需要知道哪些工作需要完成以及何时完成，哪个团队成员正在从事什么工作等等。项目规划对您团队的成功至关重要。手动或使用电子表格和通过电子邮件进行操作绝对不是一种有效的方法，并且会带来一系列挑战。

在一个孤立的系统中，您的所有团队成员都使用他们的系统来跟踪他们的工作

1.记事本，
2.便利贴，
3.电子表格。
结果，任务和文件分散在不同的地方。他们不确定首先要做什么，浪费了大量时间寻找答案。为了沟通优先事项并使每个人都在同一页面上，您需要召开会议并发送电子邮件，这再次成为您团队生产力的主要障碍。

当您使用项目管理系统时，所有沟通都集中在一个地方，可以轻松分配任务和定义优先级。跟踪团队的工作并确保项目按计划进行变得容易。

三、拥有项目管理系统的主要好处
项目管理系统具有有效规划项目、管理可用资源、响应问题以及让所有项目利益相关者参与所需的必要功能。 无论您的企业提供何种服务，拥有最好的项目管理工具都会产生重大影响。

1. 改进计划和调度
无论采用何种方法，项目规划和项目调度都是项目管理的极其重要的方面。 通过这些项目管理解决方案，可以轻松访问与当前项目相关的团队之前的记录。

此外，项目经理可以方便地创建一致的管理计划，并为项目的成功确定任务的优先级。 使用项目管理系统，可以在短时间内方便地完成诸如分配资源、识别依赖项、设置截止日期和创建项目可交付成果等任务。

由于良好的开端为成功的项目奠定了基础，因此所有有效的项目调度工具都具有有助于简化项目规划和项目调度过程的功能。

2. 更好的协作
项目团队有时由来自不同部门的成员组成。 他们还需要处理日常职责，这使得所有其他利益相关者很难定期参加会议并保持最新状态。 这种沟通差距可能会导致项目和问题出现不必要的延迟，从而浪费大量宝贵的资源。

项目管理系统的一个巨大优势是它使有效的项目团队协作变得极其简单。 它将所有通信保持在一个统一的地方。 只需单击一下即可轻松访问诸如项目时间表和状态更新之类的见解，并且可以自动向相关方发送重要警报。

3. 远程办公
物理位置或部门不绑定现代项目。 劳动力现在很分散，管理他们可能会很成问题。 使用远程项目管理系统，管理远程项目变得容易，因为这些程序可以帮助管理人员有效地领导他们的团队。

4. 有效的任务委派
管理者经常发现很难将任务公平地分配给成员，这可能会影响整个团队的效率。 通过项目管理计划，经理可以轻松地将项目任务委派给成员并找到当前有空的人。

这对于团队成员来说也是一个更简单的选择，因为在任务管理中，他们唯一需要做的就是检查系统并根据他们的优先级开始处理他们的任务。 在大多数情况下，这些程序还会在截止日期前发出自动提醒，以确保顺利高效地运行。

5. 更轻松的文件访问和共享
安全访问和共享重要文档非常重要。专业人士一直在使用共享驱动器，但使用项目管理系统是更实用的选择。项目管理解决方案提供存储，用户可以在其中轻松进行更改、留下反馈和注释。这些程序还保留更改日志以确保团队内的项目透明度。

6. 更容易整合新成员
项目本质上是动态的，有时需要将新成员引入项目团队。然而，项目整合是一项艰巨的任务，要让新成员在短时间内跟上进度。使用任何有效的项目管理系统都可以轻松解决这个问题。他们能够自动维护项目日志并以简单的方式可视化整个项目。

7. 有效缓解风险
识别潜在的瓶颈并采用有效的解决方案是优秀管理者的必备条件。使用项目管理系统，管理人员可以增强他们的风险缓解策略，并利用手头的所有资源来部署有效的对策。

这提高了团队的整体效率，还允许管理人员以有效的方式分配可用资源，以避免项目风险。

8. 预算管理
如前所述，使用项目管理系统的一个主要好处是它们允许用户有效地管理手头的每个资源。在任何项目的过程中，范围蔓延的可能性，项目偏离轨道的趋势，都变得相当高。

项目管理系统可以帮助管理人员防止这种情况发生，因为它允许他们在实时项目报告工具的帮助下跟踪一切，并防止项目成本飙升。

9. 提高生产力
项目管理系统的另一个主要优势是它可以优化您的决策过程并提高工作效率。由于所有重要细节都可以在一个地方找到，因此您始终可以在最短的时间内做出明智的决定。

四、如何选择合适的项目管理系统？
每个项目都不一样。每支球队也是如此。选择正确的工具会影响您管理项目的方式以及您的团队沟通的方式。正确的工具将帮助您按时交付项目并使您的所有工作井井有条。这就是为什么选择适合您的工具很重要的原因。

1. 特点和要求
从简单的待办事项列表到复杂的速度图表，市场上都有满足各种需求的工具。评估您的需求——项目规模、参与人数、项目管理方法等等。
如果您是需要工作分解结构、预算等的项目经理，那么像 MS Projects 这样的重量级工具可能适合您。

但是，如果您正在寻找可以帮助您分配任务、管理截止日期并保持井井有条的看板，那么像 Kissflow Projects 这样的项目管理系统将是一个完美的选择。

2. 方法论
遵循瀑布方法等主动方法的团队非常重视记录保存、文档和定义明确的工作流程。它侧重于确定优先级和设置依赖项。您需要一个支持此功能的工具。

但是，如果您使用敏捷或精益等反应式方法，则需要很大的灵活性。该工具需要具有足够的适应性和灵活性，以适应这种迭代工作。

3. 预算
接下来您需要考虑的是您愿意在项目管理系统上花费的金额。有开源工具以及具有不同功能级别的成本数千美元的工具。

一个简单、免费的项目管理工具将帮助您创建清单并划掉已完成的任务。但是，如果您正在寻找高级功能，那么您可能想要购买相对昂贵的功能。

4. 易用性
项目管理系统只有在您的团队每天都在使用时才有用。一些项目管理应用程序非常复杂，您的团队可能需要几天的培训才能正确使用它们。并非所有企业都需要如此复杂的工具。一个简单的界面结合强大的功能是你应该寻找的。

您需要一个可定制的工具来满足您的需求。一个好的项目管理解决方案将随着您的业务增长而灵活、可扩展并节省您的时间。

或许市场上的大路货并不能吸引您的眼球，为了长远的发展，或许您需要属于自己企业的工程项目管理系统，南京速优云采用的低代码平台+定制的方案一定会让您有所收获！

• 上一篇：如何选择项目信息管理系统？
• 下一篇：如何开发工程流管理系统