低代码快速开发平台文章

如何选择人力资源管理系统

作者：低代码架构师Kaiwen

阅读数：1401

更新时间：2024-02-23 20:34:49

p class="shrm-Element-P">人力资源信息系统 (HRIS) 系统对于任何组织来说都是一项昂贵且耗时的承诺。因此，组织应尽职尽责，并让适当的利益相关者参与评估和选择过程。许多 HRIS 选择以不同的价格提供，提供不同级别的功能。鉴于雇主所做选择的重要性，所选择的一揽子计划应满足其当前需求，并具有在可预见的未来与组织一起成长和扩展的灵活性。然而，预算、硬件和时间的限制会影响做出的选择。以下是为组织做出最佳选择的框架。

第 1 步：初步评估

首先，组织必须确定选择过程是由内部人力资源资源执行，还是组织从一开始就聘请顾问会更好。对于以前没有经历过这个过程的较小的人力资源部门或人力资源专业人士来说，这可能有点让人不知所措，并且需要大量的时间投入。因此，如果该部门有需要但没有时间进行数据收集和评估过程，那么聘请顾问协助此过程可能是一个明智的选择。

第 2 步：评估组织需求

在开始为组织选择 HRIS 系统的过程时，人力资源专业人员应该超越人力资源部门的需求，并考虑组织的战略计划。处于积极增长期边缘的组织将有不同的需求，而不是“正确调整规模”或浓缩运营的组织。考虑到这些战略计划将有助于确保所选系统在短期内成为组织的正确选择。

评估组织和部门需求将是公司特有的工作。一般来说，人力资源部门职责的规模和广度会因组织而异。有些部门将负责工资单，有些则不会。有些会拥有一个功能齐全的招聘部门，配备专门的人员，有些则不会。因此，每个组织的最低系统要求会有所不同。但是，每个组织都需要一个可以收集、组织和安全维护员工数据的系统。此外，系统必须提供标准化报告，例如离职、解雇、新员工、EEO-1、VETS-4212 和其他合规相关报告。

此时，组织的具体要求将确定所需的功能（“需要”）与想要的功能（“想要”）。许多组织的需求将从集成工资单模块或 HRIS 开始，该模块将与当前的工资单系统协同工作。由于福利管理日益复杂，许多组织都需要福利模块。这些模块允许组织注册员工、跟踪和处理福利注册和参与，并生成所需的通知。福利模块和 HR 模块的配套模块是员工自助服务 (ESS) 模块。ESS 允许员工在系统中查看和更新他们的个人信息。

在需要和期望的功能之间做出选择时，组织必须考虑系统可以改进当前程序的方式，例如新员工处理和内部调动。组织从模块中看到的价值越大，就越有可能将其视为需要而不是想要。

组织可能希望将其作为 HRIS 软件包的一部分考虑的其他模块是绩效管理模块、培训和发展模块、组织结构图模块、职位控制功能、考勤模块、计时模块、招聘和申请人跟踪模块以及电子表格.

第 3 步：评估项目参数

一旦组织完全制定了最低要求列表和其他所需功能列表，下一步就是确定项目的参数。

预算限制

组织必须确定项目的预算限制。人力资源系统可以在不同的价格点使用，以适应不同规模组织的预算限制。

技术限制

还必须考虑组织的技术限制。人力资源部门应与 IT 部门协商，以获取与组织的技术限制相关的必要信息。组织是否有必要的服务器空间和基础设施来处理购买的软件产品？组织是否有 IT 支持人员来满足将驻留在组织服务器上的产品的需求？如果没有，组织是否应该考虑使用托管在供应商服务器上并且公司可以远程访问的产品？拥有远程托管系统（称为应用程序服务提供商 (ASP)）的优势在于，组织通常不需要内部 IT 支持，也不会产生额外的服务器成本，并且 ASP 通常具有较低的前期成本。从长远来看，拥有 ASP 的缺点可能是更高的成本，因为这些系统根据员工数量收费。购买驻留在内部服务器上的系统通常会导致更高的初始投资，但随着时间的推移可能会变得更具成本效益。

时间限制

组织应评估任何特定的项目时间限制。人力资源日历上的其他项目或年度活动（例如公开招生和绩效评估）可能会限制人力资源员工在实施过程中的工作时间。同样，繁忙的 IT 日历可能会限制对实施过程的关键支持人员的访问。因此，必须确保有足够的提前期来完成征求建议书 (RFP)、技术选择和审查以及实施流程。

第 4 步：根据需求和项目参数评估可用包

一旦 HR 确定了需求和项目参数的主列表，它应该开发一个初步的电子表格评级矩阵来衡量可用产品的供应和限制。接下来，HR 应该获取各种可用产品的规格和定价信息，并将它们与它创建的与定价和最低要求相关的参数进行比较。大部分信息可以通过互联网搜索获得。但是，具体的定价信息可能需要直接联系销售和服务多种产品的供应商或顾问。

具体的需求和要求可以在电子表格的左侧列出，要评估的供应商和产品可以添加到顶部。要求和测量的示例列表可能如下所示：

与工资系统集成（或组合人力资源/工资包）。
绩效管理。
计时和考勤跟踪。
报告功能，标准和自定义。
申请人跟踪。
工作和薪酬历史。
福利管理。
员工自助服务。
电子表格处理。
培训管理。
与总账的集成/接口。
培训要求。
年度支持。
实施时间表。
硬件要求。
每月费用。
总成本。
投资回报率 (ROI)。

在这些需求领域的每一个中，可能存在多个更具体的需求。例如，根据培训管理要求，雇主可以包括用于跟踪所需和完成的培训、记录教育成就、记录外部培训和认证、安排内部培训课程以及跟踪符合报销条件的教育课程的功能。

在初步消除了不符合组织需求的软件包和提供者之后，是时候对剩余的选项采取更严格的看法了。尽管有几个包可以提供计时选项，但每个包都可能具有更适合组织及其能力的限制或效率。例如，拥有一个在线计时系统对于大量参与旅行的员工或拥有大量远程办公的员工来说可能更有价值。基于时钟的系统在所有员工都通过特定的进出门户并且所有工作都在现场执行的制造环境中可能更有效。将系统可用性与组织的需求相匹配将有助于确保更好的投资价值。

第 5 步：选择项目委员会

完成初始和二次评估过程后，应为 HR 留下三到七个与组织需求相匹配的包。在这个过程中，人力资源部门应该组织一个项目委员会来查看超出人力资源部门范围的项目。关键利益相关者可能因组织而异，但考虑和评估委员会至少应包括以下部门的成员：

它。
工资/财务/会计。
人力资源部。
赔偿。
绩效管理。
训练。
招聘。
操作。

运营团队成员可能会就使用这些工具的价值和挑战提供重要的日常观点，并可能会发现在实施时可能成为问题的担忧。此外，帮助运营代表了解软件中关键报告和跟踪机制的价值以及对生产力的潜在影响也可能在实施时带来好处。IT 小组可能希望让来自 IT 安全、网络、组织网站和硬件等领域的多位代表参与来审查项目。

第 6 步：征求建议书 (RFP)

从四到七个软件包和供应商的列表中，组织将希望提供详细的 RFP 以寻求业务投标。

供应商应满足 HR 制定的最低要求，并应愿意将价格点保持 90 至 180 天。RFP 应包括有关组织的信息以及项目规范，例如最低要求、预算限制以及目标选择和实施时间表。组织应向不少于四个供应商提供 RFP，因为某些供应商可能无法满足某个方面的特定需求。

第 7 步：演示和评估

收到 RFP 回复后，HR 应选择三到四个供应商到现场演示。系统的复杂性和最低要求列表将影响 HR 应为演示安排的时间长度。项目委员会的每个成员都应该能够参加演示并提出相关问题。HR 可以使用最低要求列表来创建演示清单，以确保每个项目都得到充分解决。记分卡还可能包括原始组织需求评估列表中的部分或全部所需项目，这些项目可能在评估过程中充当“决胜局”项目。软件记分卡的其他人力资源项目将是对系统导航、帮助功能、

委员会成员应利用这个机会提出问题并充分探索软件中可能存在潜在挑战或困难的任何方面。他们可能还想探索从头到尾在系统中记录新员工的过程，以获得人力资源和工资单的观点。从 IT 角度来看，其他项目可能包括硬件要求、安全协议、远程访问功能和要求。运营团队成员可能希望包含将在日常基础上使用的员工/经理可访问屏幕的演示。

最后，委员会成员应考虑和评估在 RFP 和演示过程中提供的服务。尽管在此过程中的周到服务可能并不总是表明购买后的优质服务，但在 RFP 和演示过程中未能做出响应应该会引起一定程度的关注，并会影响对软件的整体评估。

演示后不久，最好是当天或接下来的两到三天内，人力资源部应与评估委员会召开一次汇报会。在这次汇报中，委员会成员将在他们的记分卡上分享结果，并提出任何问题。团队成员还将讨论软件如何满足或超过组织的要求。对每个软件包演示重复此评估和汇报过程。

第 8 步：在决赛选手之间进行选择

一旦 HR 将一揽子名单减少到两个或三个最终候选人，HR 应该尽可能进行参考调查和现场访问。入围供应商应该能够提供正在使用组织正在评估的产品的当前客户的列表。如果可能，一些委员会成员可能希望访问客户推荐人以查看正在使用的软件并提出尽可能多的问题，特别关注在汇报过程中提出的那些问题和疑虑。

在参考调查和实地考察之后，人力资源部应最后一次召集遴选委员会，结合原始记分卡结果审查参考调查和实地考察的结果。在这次会议期间，最终的供应商候选人应该相互衡量，团队应该能够在这一点上做出选择决定。做出决定后，人力资源部可以向组织的高级管理人员提出适当的建议，并附上一份概述购买理由和软件增值的演示文稿。

在与服务提供商谈判时，组织应签订服务合同，提供持续维护、更新以满足不断变化的合规性需求和软件更新，以确保与其他软件包的兼容性（例如，Windows 更新、工资系统更新、会计系统更新）。既然 HR 已经完成了 HRIS 系统选择的艰巨过程，HR 经理的工作才刚刚开始，他们正在为软件的实施做准备。