项目无处不在，无论您是计划环球旅行、装饰圣诞树还是验证新的疫苗生产线。 因此，我们都是项目经理，但有些项目需要更多文档化和结构化的方法。 下面，我们重点介绍一些可能在您的项目中使用的标准文档和工具。 目标不是为每个工具提供完整详细的教程，而是展示它们的用途和使用的良好实践。

一、什么是项目章程？
项目章程是每个项目的必备条件。 由项目发起人在项目初期起草，正式授权项目，任命项目经理，并赋予其继续进行的权力。

项目章程简洁明了，最好是一页或一张幻灯片。

它充当项目发起人、利益相关者和项目团队之间的合同，并提供对预期结果的愿景和共同理解。

项目章程规定了工作范围、关键假设、依赖关系、利益相关者、项目收益和风险、可交付成果、时间表和里程碑。 因此，它可以作为整个项目的参考点，并且可以在状态会议中参考。

二、什么是利益相关者登记册？
利益相关者登记册跟踪所有相关方并包含他们的所有联系方式。 管理项目意味着在完成项目之前、期间和之后了解谁参与并受到影响（直接或间接）。

但是，包含更多信息可能会为该寄存器提供附加值。 通过记录利益相关者的项目以及两个项目可能对彼此产生的兴趣、影响或影响。 您可能会发现共同点或提出问题，从而导致预订定期会议以保持联系并在范围变更/偏差或问题的情况下保持一致。

三、什么是 RACI 矩阵？
您可以使用 RACI 矩阵来阐明每个项目团队成员的每个任务、可交付成果或行动的角色和职责。

RACI 是以下的首字母缩写词：
1）责任人：活动的所有者。从事工作并确保完成任务的人

2）负责人：确保正确和彻底完成可交付成果或任务的人（签署负责人提供的工作）

3）咨询：需要输入时可以联系的主题专家

4）通知：项目经理将与谁联系以讨论进度或问题

除了对项目参与者及其角色的概述之外，它还优化了项目团队。例如，分配给同一个人（“R”）的任务过多可能表示工作超负荷； “厨房里的厨师太多”（“A”）会阻碍事情的进展。

此外，它可以帮助澄清先前就谁应该做什么而达成的协议。

对于会议的规划，它有助于定义概念（头脑风暴、每日会议）和时间间隔（即，“R”可能需要每日会议，“I”则不需要）。

四、什么是操作日志？
操作日志是项目期间需要完成的项目列表。 它是一份活文件，您可以使用它。 可以在项目的整个生命周期中更改或添加。

操作日志项是分配给对其完成负责的所有者的事件、任务或活动。 可以添加与每个项目相关联的截止日期、优先级或状态以增加此日志的功能。 这样，该文件不仅是所有打开操作的概述，还可以用作跟踪工具或帮助准备/定义项目会议议程。

通过与项目团队共享文件，所有操作的所有者可以更新操作项的状态或进度。

五、什么是问题日志？
与操作日志一样，问题日志是描述项目期间遇到的问题和提供的解决方案的项目列表。

问题可以是直接影响项目时间表或绩效的行动或决定的任何障碍或意外或意外后果。

可以添加与每个项目相关联的检测日期、截止日期、优先级或状态以增加日志的功能。 这样，该文件不仅仅是对所有问题的概述，还可以作为跟踪工具或帮助准备/定义项目会议议程。

六、什么是甘特图？
项目甘特图是项目及其不同阶段的直观表示。

该图表在纵轴上投影任务或里程碑，在横轴上投影时间间隔。 通过为每项任务添加持续时间并分配依赖项和前置任务，项目的关键路径会脱颖而出，您可以对项目的时间线做出现实的估计。

尽管向图表添加详细信息（例如资源或进度）可以让您安心并帮助组织您的想法，但通常会导致大型、高维护且复杂的图表缺乏概览。

通常最好创建仅包含高级任务和里程碑的甘特图。

七、什么是资源计划？
资源计划是一种管理可用资源的工具。 它列出了每个资源的所有任务，并分配了完成该（部分）任务的工期。 资源计划允许您直观地评估资源的工作负载并决定是否可以为该资源添加更多任务或请求更多资源。

它可以每周或每月设置，还可以具有估算项目总成本的功能。 为了从计划中充分受益，您应该将此文件与可用性记录集成，其中记录了每个资源的可用性（假期、年假、病假、其他项目）。

八、什么是失效模式和影响分析 (FMEA)？
管理项目的一部分是预测和降低风险。执行风险分析的常用工具是故障模式影响分析 (FMEA)。 FMEA 的结果是风险优先级数 (RPN)，它是相对风险的量化，可让您确定行动的优先级。

RPN 是 3 个参数分数的乘积：

严重性（故障的特定影响）

发生的可能性（失败的原因）

可检测性（故障本身或其影响的）

高 RPN 表示风险太高，您需要采取缓解措施来降低故障的严重性，防止或减少发生，或增加可检测性。定义缓解措施后，您可以计算第二个 RPN，表明现在可以更好地控制风险（希望如此）。

当您执行 FMEA 时，分数的基本原理至关重要。你如何评价这些参数？而且，更重要的是，不可接受风险的临界值是多少？使用 1-3 或 1-5 的分数，甚至是非量化的低-中-高，都可以，只要明确特定参数的特定分数意味着什么。此外，FMEA 应该按领域（质量、安全、业务……）执行，因为每个领域的评分理由都不同。

九、总结
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